TỔNG ĐÀI DI ĐỘNG CHO DOANH NGHIỆP

Bối cảnh

Bạn cung cấp số điện thoại di động của bạn cho khách hàng. Bạn mong muốn:

• Khách hàng có thể liện lạc với bạn bất cứ khi nào họ cần và bạn có thể tiếp nhận được các cuộc gọi đến bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào
• Số điện thoại này thường được coi là số hotline (đường dây nóng) và có đặt điểm là số dễ nhớ

Vấn đề

Khi số lượng cuộc gọi tăng dần và nhu cầu quản lý thay đổi, bạn gặp các vấn đề sau:

• Một số điện thoại di đồng chỉ cho phép bạn tiếp nhận được tối đa 1 cuộc gọi đồng thời tại một thời điểm và nhà mạng không cung cấp dịch vụ liên tụ để nhóm nhiều số di động thành một nhóm liên tụ để khi gọi đến máy chính bận thì đổ chuông các máy còn lại rảnh trong nhóm
• Không có cơ chế để định sẵn cách thức trả lời. ví dụ gọi trong giờ làm việc thì có người trả lời, ngoài giời làm việc thì máy tự động trả lời, trường hợp khẩn thì có thể định tuyến ngay tới số điện thoại nóng
• Không có ghi âm cuộc gọi và lịch sử chi tiết xử lý cuộc gọi
• Liện lạc nội bộ không thuận tiện và cước phí cao

Nguồn lực

Bạn có

• Nhân viên trực tiếp nhận điện thoại trong văn phòng
• Nhân viên bán hàng di chuyển (ở ngoài văn phòng) mà nhân viên trong văn phòng, khách hàng cần liên lạc
• Nhiều chi nhánh

Giải pháp

Tự trang bị hoặc đi thuê hệ thống tổng đài có khả năng giải quyết được các vấn đề nêu ra ở trên

Phương án Tự trang bị

1. Người dùng kết nối với tổng đài, có thể thực hiện các cuộc gọi từ bất kỳ nơi nào bằng sử dụng một trong các thiết bị đầu cuối sau:

• Trong văn phòng/ làm việc ở nhà: Sử dụng điện thoại bàn (SIP), điện thoại mẹ bồng con (SIP) hoặc Softphone chạy trên máy tính
• Ngoài văn phòng/ làm việc di động CÓ kết nối IP tới tổng đài: Sử dụng Softphone chạy trên smartphone
• Ngoài văn phòng/ làm việc di động KHÔNG CÓ kết nối IP tới tổng đài: Sử dụng Onecontact (Mobifone)/ MEG (Vinaphone)

2. Tổng đài kết nối với người dùng và PSTN (mạng viễn thông công cộng) sử dụng một hoặc kết hợp các loại trung kết sau 

• Trung kết GSM: một hay nhiều SIM được gắn vào tổng đài. Trung kế GSM cho phép tổng đài có thể di chuyển tới bất kỳ địa điểm nào (trên toàn quốc) mà không cần phải thay đổi số.
  • Gọi vào: Chỉ cần cung cấp một số di động duy nhất để tiếp nhận tất cả các cuộc gọi đến. Khi gọi đến số chính bận, cuộc gọi sẽ trượt sang các số của các SIM khác gắn sẵn trên tổng đài.
  • Gọi ra: Có thể chọn một trong hai cách sau: 1) hiển thị một số duy nhất (phải sử dụng Onecontact/Meg). 2) hiển thị theo số thuê bao của SIM gọi ra
• Trung kết SIP: Trung kế SIP cho phép tổng đài có thể di chuyển tới bất kỳ địa điểm nào (trong tỉnh) mà không cần phải thay đổi số.
• Trung kết Analog C/O, trung kết ISDN: là trung kế truyền thống và rất khó giữ nguyên số khi di chuyển văn phòng

3. Trong trường hợp tổng đài có mở truy cập từ mạng Internet, trang bị thêm thiết bị an ninh SBC để chống hack và đột nhật

Phương án Thuê

• Thuê có thê thực hiện qua hai hình thức: lắp đặt hệ thống tại văn phòng hoặc đặt trên cloud.
• Thuê và lắp đặt hệ thống thuê tại văn phòng cho phép giữ các số của các trung kế CO, ISDN hiện hữu. Ngược lại thuê đặt trên Cloud sẽ rất khó giữ lại các số của các trung kế này
• Hiện nay hầu hết các đơn vị cho thuê tổng đài đểu đáp ứng được các mô tả trong giải pháp trên. Điều quan trọng khi chọn là chất lượng cuộc gọi, dịch vụ hỗ trợ, chi phí khởi tạo và hình thức, giá thuê

Kết quả

Giải pháp này mang lại một số lợi ích sau:

• Nhân viên có thể liên lạc ở bất kỳ nơi nào
• Dễ triển khai nâng cấp và mở rộng
• Tiết kiệm tối đa cước phí điện thoại (lên tới 90% so với giải pháp tổng đài truyền thống)

Tuy nhiên, do dựa trên nền mạng IP, chất lượng của hệ thống phụ thuộc vào chất lượng đường truyền mạng. Mạng IP nội bộ (Switch, cable) phải đảm bảo hoạt động ổn định và khi các kết nối với Internet, ngoài kết nối ổn định, phải phân bổ băng thông đủ để chất lượng cuộc gọi được đảm bảo.